Briefing: significato, come si fa e perché è importante per le aziende

Un’azienda che deve avviare un nuovo business o che deve lavorare sui miglioramenti alla propria strategia commerciale, necessita di costanti riunioni per definire le decisioni e le azioni da intraprendere.

Il briefing ha proprio questo obiettivo: definire le linee guida di un’attività o di una strategia di marketing discutendone con il team.

Significato briefing

Per comprendere pienamente il significato di briefing è necessario partire dalla traduzione in italiano.

Briefing è un termine inglese che vuol dire “riunione”. È un sostantivo del verbo “to brief” che significa “informare”, “aggiornare”.

Molto usato soprattutto in ambito aziendale e di marketing con espressioni come briefing aziendale e briefing marketing.

L’etimologia della parola briefing ci porta a scoprirne la derivazione latina “brevis” che vuol dire “di breve durata”.

Questi due concetti riassumono totalmente il significato di briefing, ovvero: riunione di breve durata.

Definizione briefing aziendale

Per briefing aziendale s’intende una riunione di breve durata organizzata per discutere su un aspetto particolare o un problema relativo alla gestione aziendale e su un determinato progetto.

In ambito marketing viene richiesto per dibattere su come impostare una strategia commerciale efficace relativamente a un’attività di promozione di un prodotto o servizio.

L’impostazione corretta permette di raggiungere gli obiettivi di business nei tempi stabiliti e in modo chiaro e concreto.

L’attività di briefing viene organizzata dal datore di lavoro o dal capo progetto, durante il quale vengono assegnate mansioni operative all’interno della pianificazione di un nuovo progetto, oppure, comunicato l’andamento delle attività in corso e i progressi.

Come organizzare un briefing

L’organizzazione del briefing deve seguire delle tappe precise e consecutive, affinché tutto funzioni alla perfezione.

La prima cosa è stabilire un budget, decidere la data, la durata della riunione e il numero di partecipanti, con queste informazioni si potrà scegliere la location ideale in cui organizzare l’evento.

Si procede inviando una mail di convocazione, assicurandosi di ricevere conferma da parte dei partecipanti al meeting. Dopo aver stabilito il numero preciso di partecipanti, si potrà passare alla scelta della location e alla prenotazione.

Di solito il briefing è organizzato durante una giornata lavorativa, per questo motivo la location deve essere vicina alla sede dell’ufficio, facilmente raggiungibile e abbastanza grande per ospitare tutti i partecipanti.

Per i briefing aziendali solitamente si preferiscono grandi hotel con sale per meeting e convention, oppure spazi di coworking.

Iniziato il briefing, si procede all’organizzazione e pianificazione dei compiti per i singoli componenti del team, in base al settore di competenza.

Se il gruppo di lavoro ha un numero ridotto di partecipanti, si può anche pensare di fare il briefing in una sala all’interno della propria azienda.

In questo caso è necessario che sia presente un tavolo ovale, attorno al quale siederanno tutti i partecipanti.

La sala riunioni per una platea più ampia deve essere ben attrezzata per offrire un’ottima esperienza ai partecipanti.

Dovrebbe prevedere sedie a ribaltina per consentire di prendere comodamente appunti, ed essere equipaggiata con un impianto audio eccellente, un video proiettore e una lavagna interattiva multimediale.

Vantaggi del briefing per le aziende

Il briefing aziendale è il momento migliore per aprire un confronto su alcuni aspetti del lavoro, per chiarire dubbi, porre domande e trovare soluzioni efficaci.

Sono tanti i vantaggi per un’azienda: il briefing incoraggia una comunicazione diretta e aperta tra dirigenti e colleghi. Non si tratta solo di informare, ma anche di ascoltare il team che partecipa attivamente alla discussione, e di rispondere alle domande.

Tutto questo accresce positivamente la consapevolezza e la conoscenza dei processi aziendali, apportando numerosi vantaggi in termini di produttività e di crescita del business.

Un buon briefing migliora la qualità del lavoro, rende ancora più partecipi i dipendenti e permette di limitare al minimo gli errori che possono verificarsi a causa di incomprensioni.

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